多种办公软件文档数据的保护和加密

随着电脑的快速普及，使用电脑处理工作中的文稿和数据越来越多，随之办公文档数据信息安全问题日显突出。其实，一些日常办公软件(MS-Office、WPS Office和永中Office)都提供了保护和加密功能，下面我们为大家一一介绍。 字串1

　　一、MS-Office文档的保护和加密 字串4

　　（一）Word文档（*.doc） 字串6

　　1、加密Word文档

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　　如果Word文档不希望别人查看，可以通过添加打.开密码来实现。为Word文档添加密码，可以通过下列两种方法来实现：

　　方法一：启动Word2003（其他版本操作相似，下同），打开需要加密的文档，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框（如图1），切换到“安全性”标签下，在“打开文件时的密码”右侧的方框中输入密码，按下确定按钮，再确认输入一次密码，确定退出，然后保存一下当前文档即可。

　　注意：经过加密设置后，以后需要打开该文档时，需要.输入正确的密码（如图2），否则文档不能打开。

　　方法二：在对新建文档进行“保存”或对原有文档进行“另存为”操作时，打开“另存为”对话框（如图3）。 字串9

　　单击工具栏上的“工具”按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“安全选项”，打开“安全选项”对话框（如图4），在“打开文件时的密码”右侧的方框中输入密码，按下确定按钮，再确认.输入一次密码，确定退出，然后保存当前文档即可。 字串9

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　　2、保护Word文档

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　　如果Word文档允许别人查看，而不允许别.人修改，可以采取保护的方法来实现。 字串2

　　方法一：设置“修改文件时的密码”。仿照上述加密操作，在相应的对话框中，在“修改文件时的密码”右侧的方框中输入密码，按下确定按钮，再确认输入一次密码，确定退出后，保存当前文档即可。 字串9

　　注意：在打开设置了“修改文件时的密码”的文档时，会弹出如图5所示的对话框，不输入密码，直接按其中的“只读”按钮，即可打开文档进行浏览。而此时对文档所作的任何.修改，均不能被保存到原文档中。

　　方法二：保护文档：执行“工具→保护文档”命令，展开“保护文档”任务窗格（如图6）。 字串5

　　选中“仅允许在文档中进行此类编辑”选项，然后按下“是，启动强制保护”按钮，打开“启动强制保护”对话框（如图7），输入并确认输入密码一篇密码，确定返回即可。 字串8

　　注意：①对文档启动强制保护后，如果试图对文档进行编辑操作时，在状态栏会出现“不允许修改，因为此文档已经锁定”的提示。
　　 ②如果需要解除锁定，请执行“工具→取消文档保护”命令，输入正确的密码，确定即可。

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　　（二）Excel文档（*.xls） 字串4

　　1、加密Excel文档：加密Excel文档的操作过程同加密Word文档相似，请大家仿照操作。 字串9

　　2、保护Excel文档：保护Excel文档，我们分为下面三种类型：

　　类型一：锁定所有单元格 字串3

　　启动Excel2003，打开相应的工作簿.文档，切换到需要保护的工作表下，执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框（如图8），输入关确认输入一个保护密码，确定返回即可。

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　　注意：经过这样的设置后，如果试图要修改某个单元格中的内容，系统会弹出如图9所示的对话框，拒绝对其进行修改操作。 字串6

 
　　类型二：锁定部分单元格（例如锁定含有公式的单元格）

　　先选中所有包含数据的单元格区域，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（如图10）。

　　切换到“保护”标签下，清除“锁定”选项前面复选框中的“∨”号，确定返回；再执行“编辑→定位”命令，打开“定位”对话框，单击其中的“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框（如图11），选中其中的“公式”选项，确定返回选中所有包含公式的单元格，再打开“单元格格式”对话框，切换到“保护”标签下，在“锁定”选项前面复选框中添加上“∨”号，确定返回；再仿照上面类型一的操作，保护一下工作表即可。

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　　类型三：锁定共享工作簿

　　有时，我们需要将一个工作簿在局域网上.共享，让不同部门来填写其中相应的内容，这时候，我们希望对不同的区域使用不同的保护密码。 字串5

　　选中区域一（如C列），然后执行“工具→保护→允许用户编辑区域”命令，打开“允许用户编辑区域”对话框（如图12）。

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　　单击击其中的“新建”按钮，打开“新区域”对话框（如图13），输入保护的区域单元格地址（如“=$C:$C”）和密码，确定返回；再按“新建”按钮添加其他区域，全部添加完成后，确定返回；再仿照上面的操作，保护一下工作表即可。

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　　注意：①经过这样的设置后，如果要向相应的区域中添加数据时，需要输入正确的密码才可以（如图14）。 字串3

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　　②Excel工作簿共享的设.置方法：执行“工具→共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框（如图15），选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”选项，确定返回；再将该工作簿文档保存在局域网某如电脑的一个共享文件夹中，这样局域网上的多个用户可以同时打开该工作簿文档，输入各自相应的密码，对其进行编辑操作。
　　 ③类型三介绍的功能，是Excel2002及后续版本的一个新增功能。 字串1

　　（三）演示文稿（*.ppt） 字串8

　　PowerPoint2002及后续版本，可以对制作的演示文稿进行加密，其操作方法同给Word加密相似。 字串2

　　（四）Access文档（*.mdb）

　　虽然Access2003同Word等是一个系列的不同组件，但是，其加密方法却完全不同：启动Access2003，执行“文件→打开”命令，打开“打开”对话框（如图16）。

　　选中需要加密的数据库文件，然后按右.下角“打开”按钮右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“以独占方式打开”选项，打开相应的数据库文件。然后执行“工具→安全→设置数据库密码”命令，打开“设置数据库密码”对话框（如图17），设置好密码后，确定返回，即可对打开的数据库文件进行加密。 字串4